Réunion d’ouverture des activités de l’O.A.P asbl

En date 10 janvier 2017, une réunion d’ouverture des activités de l’année a été tenue dans la grande salle de l’OAP asbl sous la direction de Madame la Secrétaire Exécutive de l’OAP. Cette réunion a vu la participation de tout le personnel de l’OAP asbl.

A l’ordre du jour était d’Analyser la situation de l’organisation durant l’année 2016 ; la mise en place des recommandations pour l’année 2017 et autres divers comme la location de véhicules de l’OAP ; la programmation des congés annuels ainsi que le rapport annuel.

 Sur le point concernant la situation de l’organisation durant l’année 2016 s’est penchée en grande partie sur le rappel et la compréhension commune des valeurs de l’OAP asbl qui sont : l’Ecoute, L’Excellence, la Transparence, l’Efficacité, l’Intégrité et la Diversité.

Après échanges et interprétation de ces valeurs par tous les participants à la réunion, une compréhension commune de ces dernières s’est dégagée.

Après l’analyse de la situation de l’organisation durant l’année 2016, une séance de formulation des recommandations pour l’année 2017 a été lancée par la Secrétaire exécutive.

La séance a consisté de contribuer où chacun devrait mentionner séparément par rapport aux valeurs de l’OAP :

·      Une bonne chose qui a aidé l’OAP à bien remplir sa mission en 2016 ;

·      Une mauvaise chose qui a eu lieu en 2016 qui peut pousser l’OAP à ne pas évoluer ; et

·      Un ou deux engagements personnels de chacun envers l’OAP pour 2017.

Les problèmes évoqués ont convergé sur les grandes rubriques suivantes :

·      Les problèmes d’octroi et le recouvrement des crédits ;

·      Le retard au service et dans l’exécution des activités ;

·      La mauvaise collaboration entre le service administratif et financier et les responsables des projets sur la gestion logistique et des fonds ;

·      La mauvaise communication entre services ;

·      Le manque de travail en synergie entre les départements 

 

A côté de ces problèmes/défis liés au fonctionnement ou à la mise en œuvre des activités de l’OAP, il a été évoqué la question d’accueil des personnes extérieures dans le souci d’assurer la sécurisation de la maison et/ou de garder un répertoire des visiteurs de l’OAP.

Cette question a suscité beaucoup de débats et il a été analysé la possibilité de la mise à disposition d’un registre de visiteurs à cet effet. Néanmoins, cette analyse a été laissée à la discrétion du Comité de direction.

Une autre question soumise à l’assemblée a été celle de disponibilisation d’une boîte à suggestions. La question a été jugée pertinente et il a été proposé qu’il soit mandaté une équipe au sein du Comité de Direction pour analyser les suggestions et, en cas de problème de haut niveau, qu’il soit soumis au Comité Exécutif pour décision finale.

Face à ces problèmes/défis, les principales recommandations ont été les suivantes :

1.    La nomination d’une commission chargée d’étudier les dossiers et les visites avant l’octroi de crédits et l’implication des responsables des départements pour appuyer ;

2.    Revoir le système d’informer les demandeurs de crédits dont les dossiers sont refusés ;

3.    Mettre en avant la synergie dans toute chose, l’écoute et la complémentarité ;

4.    Améliorer la communication et l’écoute entre le personnel et entre services/départements et surtout privilégier la communication face à face et de façon réciproque ;

5.    S’il y a eu réunion de direction, faire une note de service qui concerne tout le personnel ou communiquer directement le personnel par les chefs de départements ;

6.    Préparer les dossiers à faire signer par la Secrétaire Exécutive au moins 24 heures avant surtout quand il s’agit des dossiers en rapport avec les finances ;

7.    Le respect des heures de travail qui restent fixés de 8 H00 à 16 H00 et le calendrier des activités de terrain.

A la fin de la réunion,  différents engagements personnels envers l’OAP enregistrés par rapport à ses valeurs seront analysés et vont constituer la base pour la construction des indicateurs de performance pour 2017.

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